Sie sollen ein Meeting moderieren. Eine herausfordernde Aufgabe. Die Aufgabe beginnt schon vor dem Meeting, nämlich mit der intensiven Vorbereitung.

Mach Sie sich klar, was das Ziel des Meetings sein soll. Soll nur informiert werden, eine Sache diskutiert werden oder muss eine Entscheidung getroffen werden. Wie lange soll das Meeting dauern? Bei längeren Meetings spätestens nach 90 Minuten eine Pause einplanen. Natürlich muss die Einladung allen rechtzeitig zugehen. Darüber hinaus, muss sie über die Teilnehmer, Zielsetzung der einzelnen Tagesordnungspunkte, den zeitlichen Ablauf und den Ort informieren. Es muss klar hervorgehen wer mit der Vorbereitung einzelner Punkte betraut ist, und wieviel Zeit ihm im Meeting dafür zur Verfügung steht. Ist dafür das Protokoll der vorausgehenden Sitzung oder weitere Informationen notwendig muss es jedem rechtzeitig vorliegen.

Selbstverständlich gehört auch dazu, den geeigneten Raum rechtzeitig zu buchen und alle notwendigen Utensilien zu besorgen. Vielleicht brauchen Sie ein Mikrofon, Beamer oder Flipcharts und einen gut ausgestatteten Moderatorenkoffer. Es empfiehlt sich rechtzeitig vor dem Start des Meetings im Raum zu sein. Prüfen Sie ob alles vorhanden ist und testen vor allem die technische Geräte auf ihre reibungslose Funktion. So können Sie auch Teilnehmer, die schon einige Minuten vor dem Beginn erscheinen, gleich begrüßen. Als Moderator sind Sie sozusagen in der Rolle des Gastgebers.

 

Natürlich können Sie nicht alles, was im Meeting passieren wird voraussehen. Aber eine gute Vorbereitung ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Meeting.