Zum Glück türmen sich die Arbeitsunterlagen Anfang des Jahres meistens noch nicht zu Bergen auf Ihrem Schreibtisch. Trotzdem ist die ALPEN Methode, eine Methode für effektive Arbeitsorganisation, gut geeignet, um strukturiert in das neue Jahr zu starten. Es geht dabei nicht darum Berge zu besteigen. Mit einem Aufwand von wenigen Minuten am Tag priorisieren und planen Sie die Aufgaben des nächsten Tages. Die Abkürzung ALPEN entsteht aus den Anfangsbuchstaben der 5 Arbeitsschritte dieser einfachen Zeitmanagementmethode. Sie geht zurück auf den deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert, den Autor zahlreicher Ratgeber.

A: Aufgaben notieren

Zunächst einmal müssen Sie alle Tätigkeiten, Termine und anstehenden Aufgaben wie E-Mails bearbeiten, Meetings, Sachbearbeitung oder ähnliches, die für den Tag anstehen, aufschreiben. Idealerweise erstellen Sie diesen Plan am Vorabend. Die Reihenfolge ist dabei nicht entscheidend, Hauptsache, es entsteht eine möglichst lückenlose To-do-Liste des nächsten Tages. Aufgaben, die Sie heute nicht erledigen können, werden ebenfalls in den Tagesplan für morgen aufgenommen.

L: Länge schätzen

Jedem Punkt wird im zweiten Arbeitsschritt die zur Erledigung benötigte, geschätzte Zeitdauer zugewiesen; zum Beispiel Posteingang bearbeiten 30 Minuten. Das heißt, Sie müssen ein Zeitlimit für jede Aufgabe festlegen. Wichtig ist dabei, dass Sie versuchen den Zeitaufwand möglichst realistisch einzuschätzen. Dann weisen Sie jeder Tätigkeit eine genaue Uhrzeit zu, zu der sie erledigt werden soll. Damit legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aktivitäten aufwenden wollen. So priorisieren Sie Ihre Aufgaben bereits, indem Sie unwichtige Tätigkeiten zeitlich limitieren.

P: Pufferzeiten einplanen

Die ALPEN Methode sieht vor, dass grundsätzlich nur 60% der Arbeitszeit verplant werden. 40% bleiben also für Unvorhergesehenes sowie für Pausenzeiten reserviert. Das sind die sogenannten Pufferzeiten. Diese werden optimalerweise nochmal unterteilt. 20% der gesamten Zeit werden für Soziale Kontakte, wie die Kaffeepause mit Kollegen, die private Nachricht an den Partner oder das Mittagessen und den Spaziergang danach reserviert. Die anderen 20% stehen zur Verfügung für Dinge, wie das nicht geplante Kundengespräch, ausufernde Meetings oder Aufgaben die Sie für einen kranken Kollegen erledigen müssen.

E: Entscheidungen treffen

Wenn der so entstandene Plan fertig ist, geht es daran Prioritäten zu setzen. Denn in der Regel ist die Zeit nicht ausreichend für alles was Sie erledigen wollen. Sie müssen also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, zum Beispiel mit der sogenannten Eisenhauer Methode, entscheiden was Sie weglassen, verschieben oder delegieren können. Somit hilft dir diese Methode, dich auf die wirklich wesentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren. Das heißt zum Beispiel, haben Sie am Ende des Tages noch Zeit übrig, sollten Sie nicht selbst Aufgaben erledigen, die Sie delegieren wollten. Lieber planen Sie das nächstes Mal mehr wichtige Aufgaben ein. Der Punkt Entscheidungen treffen, wird von den meisten als schwierigster Arbeitsschritt der ALPEN Methode empfunden. Gleichzeitig befreit er Sie aber nachhaltig von dem Frust nie fertig zu werden und Ihr Pensum nicht erledigen zu können.

N: Nachkontrolle

Hier ziehen Sie Bilanz, wie gut Ihre Planung war. Haben Sie wichtige Aufgaben vergessen? War Ihre Zeitschätzung realistisch? Reichen die Pufferzeiten für Unvorhergesehenes? Zur Nachkontrolle gehört auch unerledigte Aufgaben des Tages entweder zu streichen oder in den nächsten Tagesplan zu übernehmen. Natürlich erfordert die ALPEN Methode etwas Übung. Die erste Tagesplanung wird vermutlich nicht perfekt sein und schließlich sind auch nicht alle Tage gleich.

Die ALPEN Methode funktioniert umso besser je freier Sie in der Erledigung Ihrer Aufgaben sind. Wer oft auf die pünktliche Zuarbeit der Kollegen angewiesen ist tut sich damit unter Umständen schwer. Natürlich erfordert diese Methode einige Selbstdisziplin. Aber oftmals ist das Aufschreiben der anfallenden Arbeiten und festzulegen, was Sie wirklich selbst erledigen müssen, die entscheidende Basis für ein gelungenes Zeitmanagement.

Interessante Jobs, bei denen Sie die ALPEN Methode gut gebrauchen können, finden Sie hier.